Entrega de Projetos no Prazo

Olá colega, desde a última postagem fiquei pensando qual poderia ser um assunto interessante para o próximo blog, conversei com alguns amigos e veio a sugestão de falar sobre prazo (cronograma) em projetos, podendo ser abordado ferramentas e a parte de gestão do prazo.

 

Bem não foi tarefa fácil, pois dentro do item prazo, existentes outros fatores (além do tempo) que contribuem a favor ou contra o atingimento da meta estabelecida pelo sponsor do projeto, mas tentarei em algumas linhas colocar os pontos principais, levando em consideração os projetos que gerenciei ao longo dos últimos anos e também alguma literatura.

 

Primeiro vou alinhar o entendimento que um projeto, precisa necessariamente ter um começo (data inicial) uma execução (cronograma detalhado) e um final (data final), partindo deste princípio podemos utilizar ferramentas como o Excel, MS-Project ou Primavera; existentes outras, eu particularmente gosto muito do MS-Project, faço uso dele frequentemente, mas todos são adequados para estruturar as atividades em uma linha do tempo com suas predecessoras e sucessoras, data de inicio, data fim, incluir os responsáveis, o custo de cada atividade e a evolução desta entre a data início e data fim, é importante considerar aqui o caminho crítico de cada atividade e do projeto como um todo, isto é fundamental para o sucesso do cronograma. Atenção também para as atividades fantasmas e/ou cruzadas que muitas vezes na construção do pert não são levadas muito a sério e a médio prazo dão um trabalho ao gerente do projeto para colocar o projeto na trilha inicial.

 

Um fator que destaco na construção do prazo, é o consenso quanto ao escopo do projeto, seus entregáveis (de preferência que sejam tangíveis) utilizando logo em seguida a conhecida WBS-Work Breakdown Structura. A WBS, que possui um formato de organograma, facilita bastante o entendimento dos entregáveis por parte dos stakeholders envolvidos no projeto, quando integramos o texto do escopo com uma ilustração (WBS) a visualização final bem clara para todos.

 

Mudança no escopo pode alterar significativamente o prazo do projeto, então uma gestão de mudança sobre este quesito também é importante. Dependendo da mudança, podemos fazer ajuste no cronograma em outras ocasiões será preciso reprogramar o prazo, ie, a data final será alterada e comunicar esta alteração ao sponsor do projeto, nem sempre é tarefa fácil ao gerente de projeto, por isso, ao fazer uma alteração na data final tenha em mãos fatos e dados que sustentem a necessidade da prorrogação, quanto mais fundamentada estiver a alteração melhor.

 

Outro ponto que acredito merecer destaque é o fator recurso, vou comentar somente sobre pessoas, pois há também recursos técnicos, financeiros, logística, infra-estrutura, mas falarei destes demais recursos em outra oportunidade. OK! Voltemos ao recurso-pessoa, isso mesmo o ser humano, é necessário levar em consideração as habilidades (skills) a experiência, o conhecimento do profissional que executará a atividade; isso fará o sucesso ou fracasso do projeto. É preciso alocar recursos de acordo com o grau de dificuldade que a tarefa exige, caso contrário poderá haver impacto na qualidade e no próprio prazo de execução e nem sempre substituir a mão-de-obra, no decorrer no projeto, é tarefa fácil pois a uma curva de aprendizagem do novo profissional para com o projeto específico.

 

Fatores como premissas e restrições, que costumo classificar como riscos do projeto, também precisam de uma gestão atenta e constante, pois impactam diretamente o cronograma do projeto.

 

Coloquei apenas alguns itens na gestão do prazo, é muito mais complexo do que podemos imaginar, mas com certeza há profissionais extremamente qualificados no mercado para auxiliar nesta questão.

Até a próxima postagem.

Abraços